Weniger Zeit für wiederkehrende Controlling-Aufgaben mehr Zeit für fundierte Entscheidungen.
Die integrierte Finanzplanung mit dem PARES Plan unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, monatliche Plan-Ist-Abweichungen effizient auszuwerten und aussagekräftige Reportings zu erstellen. KI-gestützte Analysen können die betriebswirtschaftliche Kommentierung zusätzlich erleichtern.
Das monatliche Controlling ist für viele Unternehmen mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden. Aktuelle Zahlen müssen zusammengetragen, mit der Planung verglichen, Abweichungen untersucht und Ergebnisse für die Geschäftsführung aufbereitet werden.
Besonders zeitintensiv wird dieser Prozess, wenn Ergebnisplanung, Finanzplanung und Bilanzplanung in unterschiedlichen Dateien geführt und Berichte manuell zusammengestellt werden müssen.
Eine integrierte Unternehmensplanung schafft hier eine gemeinsame betriebswirtschaftliche Grundlage. Der PARES Plan verbindet die Planungsbereiche und unterstützt wiederkehrende Auswertungs- und Reportingprozesse.
Zeit sparen im Controlling auf einen Blick
Abweichungen analysieren
Plan- und Ist-Zahlen vergleichen und wirtschaftliche Veränderungen schneller erkennen.
KI sinnvoll einsetzen
Betriebswirtschaftliche Abweichungen KI-gestützt kommentieren und erläutern.
Reporting vereinfachen
Wiederkehrende Berichte strukturieren und für die Unternehmenssteuerung bereitstellen.
Warum kostet das monatliche Controlling so viel Zeit?
Das Monatsreporting gehört zu den zentralen Aufgaben eines professionellen Controllings. Es zeigt, wie sich ein Unternehmen wirtschaftlich entwickelt und wo Handlungsbedarf besteht.
Der Aufwand entsteht dabei nicht allein durch die Auswertung der Zahlen. Häufig müssen Informationen aus verschiedenen Datenquellen zusammengeführt, Berichte formatiert und Abweichungen schriftlich erläutert werden.
Hinzu kommt, dass sich viele dieser Arbeitsschritte jeden Monat in ähnlicher Form wiederholen. Gerade im Mittelstand bindet dies wertvolle Kapazitäten, die für betriebswirtschaftliche Analysen und strategische Fragestellungen benötigt werden.
Wie kann eine integrierte Finanzplanung den Aufwand reduzieren?
Eine integrierte Finanzplanung verbindet die Ergebnisplanung, Finanzplanung und Bilanzplanung innerhalb eines zusammenhängenden Planungsmodells.
Dadurch werden wirtschaftliche Zusammenhänge transparenter. Veränderungen bei Umsätzen, Kosten, Investitionen oder Finanzierungen können im Gesamtzusammenhang betrachtet werden.
Für das monatliche Controlling bedeutet dies, dass Auswertungen auf einer einheitlichen Planungsstruktur aufbauen können. Die wiederkehrende Erstellung von Berichten und die Analyse von Abweichungen lassen sich dadurch effizienter organisieren.
Praxisbeispiel: Zeitersparnis beim Monatsreporting
Vereinfachtes, fiktives Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen benötigt monatlich acht Arbeitsstunden, um Plan-Ist-Abweichungen auszuwerten, Kommentare zu erstellen und das Monatsreporting aufzubereiten.
Durch standardisierte Auswertungen, eine integrierte Planungsstruktur und KI-unterstützte Kommentierung könnte sich dieser Aufwand beispielsweise auf vier Stunden reduzieren.
8 Std.
4 Std.
48 Std./Jahr
In diesem Rechenbeispiel würden monatlich vier Arbeitsstunden eingespart. Über zwölf Monate entspricht das 48 Stunden.
Diese Zeit könnte für vertiefende Abweichungsanalysen, die Weiterentwicklung von Planungsannahmen oder die Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen genutzt werden.
Wichtig: Die Zahlen dienen ausschließlich der Veranschaulichung. Sie sind keine gemessenen PARES-Kundenergebnisse. Die tatsächliche Zeitersparnis hängt von Datenqualität, Prozessen, Automatisierungsgrad und Berichtsumfang ab.
Plan-Ist-Abweichungen mit KI effizienter analysieren
Eine der zeitintensivsten Aufgaben im monatlichen Controlling ist die Analyse und Kommentierung von Plan-Ist-Abweichungen.
Dabei reicht es nicht, lediglich Zahlenunterschiede festzustellen. Entscheidend ist die Frage, welche wirtschaftlichen Ursachen hinter den Veränderungen stehen und welche Auswirkungen sie auf das Unternehmen haben.
Wie unterstützt die PARES KI?
Die PARES KI wird als Controlling-Sparringspartner eingesetzt. Sie unterstützt bei der Auswertung und sprachlichen Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Informationen.
So können Plan-Ist-Abweichungen effizienter beschrieben und mögliche Auffälligkeiten für die weitere Analyse hervorgehoben werden.
Die fachliche Bewertung bleibt weiterhin wichtig: Nicht jede Abweichung lässt sich allein aus den Zahlen erklären. Einmalige Sondereffekte, Marktveränderungen oder betriebliche Besonderheiten müssen gegebenenfalls ergänzend berücksichtigt werden.
Weniger Routine. Mehr Controlling.
Wenn wiederkehrende Auswertungen und Berichtsschritte effizienter werden, bleibt mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe des Controllings: wirtschaftliche Entwicklungen verstehen und fundierte Entscheidungen vorbereiten.
Video: Mit integrierter Finanzplanung Zeit im Controlling sparen
Im folgenden Video wird gezeigt, wie der PARES Plan bei wiederkehrenden Aufgaben im monatlichen Controlling unterstützt.
Im Mittelpunkt stehen die KI-gestützte Kommentierung von Plan-Ist-Abweichungen und die effiziente Erstellung des Monatsreportings.
Welche Aufgaben lassen sich im Monatsreporting vereinfachen?
Plan-Ist-Vergleiche regelmäßig durchführen
Plan-Ist-Vergleiche zeigen, in welchen Bereichen die tatsächliche Entwicklung von den geplanten Werten abweicht.
Dabei können beispielsweise Umsätze, Materialkosten, Personalkosten und betriebliche Ergebnisse analysiert werden.
Durch eine einheitliche Planungsstruktur lassen sich diese Vergleiche regelmäßig und nachvollziehbar durchführen.
Abweichungen nachvollziehbar kommentieren
Ein aussagekräftiges Reporting sollte nicht nur Kennzahlen enthalten, sondern auch deren Entwicklung erläutern.
KI-gestützte Formulierungshilfen können dabei unterstützen, Abweichungen verständlich zu beschreiben.
Die verantwortlichen Mitarbeiter prüfen anschließend, ob die Interpretationen mit der tatsächlichen betrieblichen Situation übereinstimmen.
Ergebnis-, Finanz- und Bilanzplanung gemeinsam auswerten
Ein integriertes Reporting berücksichtigt nicht nur die Ertragslage, sondern auch Liquidität und Bilanzstruktur.
So können Geschäftsführung und Controlling beispielsweise erkennen, ob ein positives Ergebnis auch mit einer ausreichenden Liquiditätsentwicklung verbunden ist.
Berichte als PDF oder Excel aufbereiten
Der PARES Plan unterstützt die Aufbereitung von Controlling-Berichten, die unter anderem als PDF oder Excel-Datei genutzt werden können.
Auch die strukturierte Zusammenstellung von Ergebnis-, Finanz- und Bilanzinformationen sowie die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses können den monatlichen Reportingprozess vereinfachen.
Damit reduziert sich der manuelle Aufwand bei wiederkehrenden Arbeitsschritten, soweit die benötigten Daten und Berichtsstrukturen entsprechend vorbereitet sind.
Rechnet sich effizienteres Controlling?
Die wirtschaftlichen Vorteile einer Controlling-Lösung hängen nicht allein von den eingesparten Arbeitsstunden ab.
Auch eine höhere Datenkonsistenz, schnellere Berichtsverfügbarkeit und mehr Zeit für qualifizierte Analysen können einen wirtschaftlichen Nutzen schaffen.
Für eine konkrete Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollten Unternehmen den bisherigen Zeitaufwand, die erwartete Entlastung sowie Einführungs-, Lizenz- und laufende Betriebskosten gegenüberstellen.
So lässt sich beurteilen, ob und innerhalb welchen Zeitraums sich der Einsatz einer integrierten Planungslösung wirtschaftlich rechnet.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Prüfen Sie, wie viele Arbeitsstunden Ihr Unternehmen jeden Monat für die Erstellung des Controlling-Reportings benötigt.
Welche Schritte wiederholen sich? Wo werden Zahlen manuell übertragen? Wie viel Zeit beanspruchen die Kommentierung von Abweichungen und die Zusammenstellung der Berichte?
Diese Fragen helfen Ihnen, konkrete Verbesserungspotenziale zu identifizieren und den Nutzen einer integrierten Planungslösung realistisch einzuschätzen.
Effizientes Controlling bedeutet nicht nur schnellere Berichte. Es bedeutet vor allem, mehr Zeit für Analyse, Planung und unternehmerische Entscheidungen zu gewinnen.
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